Hack #16 Houd de no-show zo laag mogelijk. 3 tips

Hack #16 Houd de no-show zo laag mogelijk. 3 tips

Deze week hadden we het weer. Er zouden 40 deelnemers zijn bij de activiteit. Op de dag zelf kwamen er 8 afmeldingen. De 2 organisatoren verontschuldigden zich en waren duidelijk niet blij. Ze gingen direct aan de slag om de teams opnieuw in te delen. De deelnemers die er wel waren , waren flink teleurgesteld door de vele afmeldingen. Het drukte direct een negatieve stempel op de sfeer.

Was dit te voorkomen? Waarschijnlijk wel.

Het organiseren van een teambuildingactiviteit vereist zorgvuldige planning en inzet, en het is teleurstellend wanneer een aanzienlijk aantal deelnemers niet op komt dagen. No-shows zijn niet alleen vervelend voor de organisatie en de aanwezige deelnemers, maar hebben ook een negatieve invloed op de teamdynamiek en de effectiviteit van de activiteit. Om de no-show bij teambuildingactiviteiten zo laag mogelijk te houden, zijn er verschillende strategieën die je direct kunt toepassen.

Communiceer op tijd en creëer betrokkenheid

Een van de belangrijkste stappen om no-shows te verminderen, is het tijdig en duidelijk communiceren van de activiteit.

• Stuur tijdig een uitnodiging en herinnerring. Laat medewerkers niet wegkomen door niet te reageren.
• Deel het belang en de voordelen van de teambuilding. Betrek de deelnemers bij het proces door hen te vragen naar hun voorkeuren en verwachtingen voor de activiteit.

Dit verhoogt hun betrokkenheid en verantwoordelijkheid om deel te nemen. Door te zorgen voor een agenda die zowel informatief als aantrekkelijk is, weten medewerkers precies wat hen te wachten staat en waarom hun aanwezigheid essentieel is.

Wees flexibiliteit en Toegankelijk

Het plannen van de teambuildingactiviteit op een tijdstip en locatie die voor de meeste teamleden gunstig is, kan de opkomst aanzienlijk verbeteren. Overweeg meerdere opties voor data en tijden en kies de dag dat je de meeste deelnemers kan verwachten.

• Kies geen woensdag of vrijdag, dat zijn populaire thuiswerk dagen
• Kies een doordeweekse dag. Maandag, dinsdag of donderdag worden het meest gekozen.

Zorg ervoor dat de locatie gemakkelijk bereikbaar is en dat eventuele logistieke hindernissen, zoals vervoer en parkeermogelijkheden, van tevoren zijn geregeld.

Betrek het management bij de organisatie

De betrokkenheid van het management kan een significante impact hebben op de opkomst. Wanneer managers het belang van de teambuildingactiviteit benadrukken en zelf actief deelnemen, voelen medewerkers meer druk om aanwezig te zijn. Dit kan worden bereikt door managers te laten communiceren hoe de teambuilding bijdraagt aan persoonlijke en teamontwikkeling, en hoe belangrijk het is voor het succes van het team en de organisatie als geheel. Door dit vanuit een leiderschapspositie te benadrukken, wordt de verwachting gecreëerd dat deelname een belangrijke en waardevolle bijdrage is. Maak duidelijk dat teambuilding niet vrijblijvend is.

Afsluitende Alinea

Het verlagen van de no-show bij teambuildingactiviteiten vergt een proactieve benadering en een focus op communicatie, toegankelijkheid en managementbetrokkenheid. Door medewerkers vroegtijdig en duidelijk te informeren en hen actief te betrekken bij het planningsproces, vergroot u de kans op een hogere opkomst. Daarnaast zorgen flexibiliteit en het wegnemen van logistieke obstakels ervoor dat deelname gemakkelijker en aantrekkelijker wordt voor iedereen. Tenslotte kan de actieve betrokkenheid van management en het benadrukken van het belang van de activiteit door leiderschap de motivatie van medewerkers om deel te nemen verhogen. Met deze strategieën kan je bijdragen aan het succes van de teambuildingactiviteit, wat uiteindelijk leidt tot een sterker, hechter en effectiever team.

Kies en doneer

Je bent al tot hier gekomen en ik hoop dat je wat aan deze hack hebt. Kies als dank een goed doel en wij doneren voor jou! Kijk hier en doneer